Замислете го следниов сценарио: клиент ви должи 150.000 МКД низ четири фактури испратени во последните три месеци. Тој ви праќа уплата од 50.000 МКД без да назначи на која фактура. Што правите?
Овој наизглед едноставен проблем е една од најчестите причини за хаос во побарувањата на малите фирми. Решението има име: FIFO алокација.
Што е FIFO
FIFO е скратеница од англиското First In, First Out, или на македонски „прва влезна, прва излезна“. Во контекст на плаќања, FIFO значи: уплатата автоматски се алоцира на најстарата неплатена фактура, потоа на следната, и така натаму додека парите не се потрошат.
Принципот е едноставен, но последиците се големи:
- Вашите побарувања се автоматски „чисти“, без оставени делумно платени фактури по средината
- Стареењето на побарувањата (aging report) останува точно
- Клиентот не мора да назначи на која фактура плаќа
- Сметководителот не мора рачно да пребарува каде да ги распореди парите
Зошто токму најстарата прва
Постојат три добри причини за FIFO принципот:
- Камати и пенали: Најстарата фактура е најблиску до рокот за наплата на казнена камата. Со плаќање прво на неа, го намалувате ризикот за камата.
- Старосна анализа: Во извештаите за стареење на побарувања (over 30, 60, 90 days), сакате најстарите ставки прво да се исчистат. Инаку aging report ви покажува лажна слика.
- Сметководствена конзистентност: Македонскиот закон за затворање на побарувања прифаќа FIFO како стандарден метод, што олеснува ревизија.
Како функционира во пракса
Сценарио: Клиент „АБВ ДОО“ има четири отворени фактури:
| Фактура | Дата | Износ | Платено | Останато |
|---|---|---|---|---|
| ФАК-2026-000045 | 15/02/2026 | 30.000 | 0 | 30.000 |
| ФАК-2026-000058 | 03/03/2026 | 50.000 | 0 | 50.000 |
| ФАК-2026-000071 | 22/03/2026 | 40.000 | 0 | 40.000 |
| ФАК-2026-000089 | 10/04/2026 | 30.000 | 0 | 30.000 |
Клиентот праќа уплата од 100.000 МКД на 06/05/2026.
Со FIFO алокација:
- 30.000 МКД одат на ФАК-2026-000045 (платена 100%)
- 50.000 МКД одат на ФАК-2026-000058 (платена 100%)
- 20.000 МКД одат на ФАК-2026-000071 (делумно платена)
- ФАК-2026-000089 останува нетакнат
По уплатата, клиентот должи 50.000 МКД распоредени на две фактури, а не разнесени по сите четири. Чисто, прегледно, точно.
Истиот принцип за набавки
FIFO не важи само за приходи од клиенти. Истата логика се применува и за вашите плаќања кон добавувачите:
- Кога вие плаќате на добавувач, уплатата прво ги покрива најстарите неплатени набавки
- Тоа е особено важно ако добавувачот наплаќа камати на доцнење
- Старосниот извештај за обврски (payables aging) исто така останува точен
Како Denarior автоматизира
Во многу системи, алокацијата на уплати е рачен процес. Сметководителот ја внесува уплатата, потоа поминува низ листата на отворени фактури и одлучува каде колку да распореди. Тоа е работа од 5-10 минути по уплата, и е извор на грешки.
Во Denarior, FIFO алокацијата е автоматска и моментална:
- Внесувате уплата (прилив или одлив) и ја поврзувате со клиентот или добавувачот
- Системот веднаш ги пронаоѓа сите отворени фактури за тој клиент
- Ги сортира по датум, од најстара до најнова
- Алоцира уплата по FIFO принципот, фактура по фактура
- Ако уплатата е поголема од вкупниот долг, вишокот останува како „неалоциран“
| Чекор | Време | Кој го прави |
|---|---|---|
| Внес на уплата | 10 секунди | Корисник |
| Алокација по FIFO | Моментална | Систем |
| Ажурирање на статус | Моментална | Систем |
| Пресметка на нов баланс | Моментална | Систем |
Кога FIFO не е соодветно
Постојат ситуации каде клиентот изречно бара уплатата да оди на одредена фактура. На пример:
- Спор околу одредена фактура и плаќање само на неоспорените
- Договор за специфичен проект со посебно следење
- Склучен договор за плаќање по приоритет
За тие случаи, Denarior нуди рачна алокација: можете да изберете една или повеќе специфични фактури и да ги распоредите износите рачно. Системот ќе ги почитува вашите избори наместо да примени FIFO.
Прилив од нота, автоматско препознавање
Една дополнителна функционалност: ако клиентот во полето „Забелешки“ на банкарскиот извод напише број на фактура (на пример ФАК-2026-000058), Denarior автоматски ќе го препознае и ќе ја алоцира уплатата на токму таа фактура, без да примени FIFO. Истата логика важи и за набавки преку оригиналниот број на добавувачот.
Резиме
FIFO алокацијата ве ослободува од рачна работа, ви чува точни извештаи за побарувања и обврски, и ве усогласува со сметководствените стандарди. Во Denarior, тоа е стандардно однесување, не дополнителна опција.
Сакате уплатите да се алоцираат сами? FIFO алокацијата е стандардно однесување во Denarior. Побарајте понуда за бесплатен 14-дневен пробен период.