Имате 12 неплатени фактури низ 8 клиенти, во вкупен износ од 2.5 милиони МКД. Колку од нив се „во ред“, колку „на граница“, колку „проблематични“? Без структурирана анализа не можете да одговорите. Aging report (извештај за стареење на побарувања) е алатка која ви дава одговор. Овој водич објаснува што е aging, како се чита, кои се типичните категории и што треба да правите со побарувања во секоја категорија.
Што е aging report
Aging report е извештај што ги распределува сите ваши неплатени побарувања според нивната старост. Под „старост“ се подразбира колку време поминало од датумот кога фактурата требало да биде платена (рокот на доспевање), а не од датумот на издавање на фактурата.
Стандардни категории:
- Не е достасано (not yet due): Рокот за плаќање сè уште не е поминал
- 0-30 дена: Поминало до 30 дена од рокот
- 31-60 дена: Поминало 31-60 дена
- 61-90 дена: Поминало 61-90 дена
- Над 90 дена: Поминало повеќе од 90 дена
Колку е постара категоријата, толку е поголем ризикот дека парите никогаш нема да дојдат.
Зошто aging report е важен
Без aging report имате само вкупен износ на побарувања. Со него имате слика на ризикот. Три причини:
1. Проактивна наплата
Знаете кој клиент треба прв да биде контактиран за наплата. Фактура постара од 60 дена бара итно дејствие, додека фактура што е само неколку дена по рокот (на пример, 25 дена) бара само љубезно потсетување.
2. Резерва за загуби
Македонските сметководствени стандарди и ИФРС бараат да направите резерва за лоши побарувања. Стандардни проценти:
- 0-30 дена: 0-2%
- 31-60 дена: 5-10%
- 61-90 дена: 20-30%
- Над 90 дена: 50-100%
Без aging не можете да ја пресметате резервата.
3. Cashflow прогноза
Знаете колку пари реално можете да очекувате во наредните недели. Фактура што доцни 100 дена има значително помала веројатност да биде наплатена навреме, додека фактура што доцни само 5 дена најчесто ќе биде платена наскоро.
Како се чита aging report
Стандарден aging report по клиент:
| Клиент | Не достасало | 0-30 | 31-60 | 61-90 | Над 90 | Вкупно |
|---|---|---|---|---|---|---|
| АБВ ДОО | 50.000 | 30.000 | 0 | 0 | 0 | 80.000 |
| ВГД ДОО | 0 | 0 | 25.000 | 0 | 100.000 | 125.000 |
| ЕЖЗ ДОО | 200.000 | 0 | 0 | 0 | 0 | 200.000 |
Што гледате:
- АБВ ДОО: малку доцни, ризик низок
- ВГД ДОО: огромен проблем, 100.000 МКД над 90 дена. Може да биде ненаплатлив
- ЕЖЗ ДОО: голема фактура но не е достасана. Чекате нормално
Што правите со побарувања во секоја категорија
Не е достасано
Никаква акција, само следете да се плати на време. Можете да испратите потсетник 5 дена пред рокот ако сте во ризичен сектор.
0-30 дена
Опомена со пријателски тон. „Забележавме дека фактурата е достасана, ве молиме извршете уплата“. Се очекува плаќање во рок од неколку дена.
31-60 дена
Сериозна опомена. „Фактурата е достасана повеќе од месец дена. Доколку имате прашања, контактирајте не“. Очекувајте објаснување.
61-90 дена
Финална опомена пред преземање правни мерки: „Доколку фактурата не биде платена во рок од 7 дена, ќе бидеме принудени да ги преземеме сите правни мерки за наплата.“ Во оваа фаза, потребно е да се подготви целосната документација за понатамошна постапка.
Над 90 дена
Време за правни постапки. Опции:
- Барање за извршување (со нотар)
- Тужба
- Продажба на побарувањето на агенција за наплата
- Отпис на побарувањето како загуба
Во овој момент шансите за наплата паѓаат под 30%.
Aging по фактура vs aging по клиент
Можете да го гледате и од двете страни:
Aging по фактура
Секоја фактура одделно. Корисно за да најдете точно кои фактури се проблематични.
Aging по клиент
Сума на сите фактури за клиент, во соодветна категорија. Корисно за стратешка анализа: „кои клиенти најмногу доцнат“.
Денариор поддржува двата прегледи. Може да се групира по различни димензии: клиент, продавач (account manager), регион, тип на индустрија.
Како Denarior го пресметува aging
Денариор автоматски ги пресметува сите неплатени фактури по старост:
- За секоја неплатена фактура зема
due_date(рок за наплата) - Се пресметува разлика помеѓу денес и рокот
- Се распределува во една од петте категории
- Се групира по клиент или по фактура
Извештајот е достапен од Reports → Стареење на побарувања.
Извлекување на aging во ERP
Денариор автоматски:
- Ги ажурира категориите секој ден (фактура која била „31-60“ вчера може да е „61-90“ денес)
- Праќа email нотификации за клиенти кои преминале во нова категорија
- Подготвува текст за опомена со template според категорија
- Прикачува PDF извештај на месечните извештаи за управата
Стратегии за намалување на стари побарувања
Aging report не е само за гледање. Тој е алатка за дејство:
1. Кредит лимит по клиент
Поставете максимален износ кој клиент може да должи. Кога ќе го пречкори лимитот, не дозволувајте нови фактури додека не плати дел од старите. Денариор го имплементира тоа со предупредување при креирање на нова фактура.
2. Скратени рокови за нови клиенти
Нов клиент = непознат ризик. Прво 3 фактури со рок 7 дена. Ако плаќа на време, продолжете со 30 дена. Ако доцни, скратете уште.
3. Авансни уплати
За високо ризични клиенти или големи нарачки, барајте 30-50% аванс. Тоа го намалува вашиот ризик и ги филтрира клиентите кои не сакаат да платат.
4. Попуст за рано плаќање
Понудете 2% попуст ако се плати во рок од 10 дена. Многу клиенти ќе го искористат и ќе платат пред рок.
5. Камата за доцнење
Мора да биде наведено во договорот или на фактурата. Денариор автоматски пресметува законска камата за доцнење според важечката стапка и ја додава во следната опомена за наплата.
Грешки кои се прават најчесто
Грешка 1: Предолго чекате
Во многу мали фирми, никој не го следи aging. Кога ќе се сети сметководителот да провери, фактурите се над 90 дена. Шансата за наплата е минимална. Препорака: aging проверка секои 7 дена.
Грешка 2: Сите клиенти се третираат еднакво
Нов клиент со 60 дена доцнење е црвен сигнал. Стар лојален клиент со 60 дена доцнење можеби има моментен проблем. Прилагодете го пристапот.
Грешка 3: Не се документираат опомени
Грешка 4: Игнорирање на резерва за сомнителни и ненаплатливи побарувања
Во билансот, сите побарувања изгледаат како целосно наплатливи. Но во пракса, дел од нив никогаш нема да бидат наплатени. Кај многу компании, тоа се движи помеѓу 5% и 15% од вкупните побарувања.
Доколку не се формира резерва за сомнителни и ненаплатливи побарувања, добивката изгледа поголема отколку што реално е, а финансиските извештаи даваат неточна слика за состојбата на компанијата.
Грешка 5: Aging се комбинира со „in dispute“
Некоја фактура е во спор (клиент тврди дека стоката не е испорачана). Не се вклучува во aging како „доцни“ затоа што е во спор. Денариор поддржува посебна ознака „in dispute“ која ја исклучува од aging.
Заклучок
Aging report е најважниот инструмент за активно управување со побарувања. Без него имате само сума, со него имате јасна слика на ризик и време за дејство.
Денариор автоматски ги пресметува сите неплатени побарувања по возраст, прави споредби помеѓу клиенти и периоди, праќа автоматски опомени, и поддржува резерва за лоши побарувања. Резултат: помалку „изненадувања“, помалку отписи на загуби, поголема дисциплина во наплата.